Te vaak richten mensen zich alleen op het beschrijven van hun bedrijf in termen van processen, zonder een goede overweging voor bedrijfsregels. Dit is enigszins begrijpelijk, aangezien veel activiteiten van een organisatie procesgestuurd lijken te zijn, en velen van ons nog steeds zijn opgeleid om alleen in processen te denken. Echter, een methode die gericht is op processen worstelt wanneer het gaat om de realiteit van digitale transformatie. Zoals we zullen zien, kan door meer nadruk te leggen op bedrijfsregels een organisatie aanzienlijke voordelen behalen – waaronder verbeterde processen en het ontsluiten van toekomstige innovatie.

Bedrijfsregels hebben enorm veel waarde, vooral voor bedrijven die betrokken zijn bij digitale transformatie en softwareontwikkeling. Natuurlijk heeft elk bedrijf te maken met bedrijfsregels als integraal onderdeel van elk organisatieproces, maar vaak is de neiging om een bedrijf uitsluitend in termen van processen te modelleren. En wanneer bedrijfsregels worden overwogen, worden ze vaak ingebed in tal van processen in plaats van een onafhankelijke en expliciete bestaan te hebben.

In het digitale landschap van vandaag moeten bedrijven meer doen dan alleen taken uitvoeren; ze moeten handelen met intelligentie – en het expliciet maken van jouw bedrijfsregels helpt dit te bereiken.

Bedrijfsprocessen vs. regels

Een bedrijfsproces is een reeks gebeurtenissen, waarbij in feite wordt aangegeven in welke volgorde taken worden uitgevoerd om een bepaald doel te bereiken. We zien deze vaak uitgedrukt als stroomdiagrammen en beslisbomen, met een primaire focus op hoe dingen moeten worden gedaan.

Daarentegen richt een bedrijfsregel zich op wat er moet gebeuren, gebaseerd op specifieke voorwaarden en criteria. Belangrijk is dat bedrijfsregels onafhankelijk zijn van welke acties er voor of na komen en kunnen worden toegepast op meerdere gevallen of processen.

Er is een natuurlijke samenvloeiing van bedrijfsregels en processen. Beide bepalen het gedrag van uw bedrijf en vertellen je welke acties moeten worden ondernomen en in welke volgorde. Als organisatie moet je deze regelgevende factoren omzetten in actie, zodat mensen die regels en processen kunnen volgen. Dit resulteert meestal in softwaretools die deze uitvoering ondersteunen.

Het probleem met een hyperfocus op bedrijfsprocessen is dat er te veel nadruk wordt gelegd op de volgorde van acties (het hoe). Terwijl het juist de bedrijfsregels zijn die ervoor zorgen dat voorschriften en criteria worden nageleefd en dat het resultaat van jouw processen is zoals bedoeld.

Daarom moet je ervoor zorgen dat zowel processen als bedrijfsregels in eenheid werken. Als je de kritische belangrijkheid van bedrijfsregels verwaarloost of vergeet – zoals organisaties maar al te vaak doen – mis je een cruciaal stuk bedrijfskennis dat het succesvolle resultaat van elk proces bepaalt.

Hoe werkt een bedrijfsregel

Een bedrijfsregel is heel eenvoudig. Het is een klein stukje tekst, in feite een zin, dat duidelijk een voorwaarde of criterium beschrijft dat moet worden vervuld. Bijvoorbeeld, een bedrijfsregel voor een autoverhuurbedrijf zou kunnen voorschrijven:

‘Een persoon onder de 21 mag geen auto huren.’

Precies, deze regel kan worden gebruikt in tal van diverse situaties en contexten, maar blijft compact en duidelijk.

Met een eenvoudige bedrijfsregel kun je meerdere processen ontwerpen, op voorwaarde dat de regel wordt nageleefd.

Wanneer bedrijven regels in het hart van hun organisatie plaatsen, wordt de toegevoegde waarde snel duidelijk. Bijvoorbeeld, je kunt een regel creëren die stelt dat:

‘Een klant die boven een bepaalde drempel heeft besteed, moet een persoonlijke accountcontactpersoon toegewezen krijgen.’

Dit is een eenvoudige zakelijke regel, maar het kan onmiddellijk waarde opleveren omdat het duidelijk maakt wat er moet gebeuren met deze eenvoudige, enkele zin. In vergelijking met beslisbomen en procesgericht denken is dit veel compacter en heeft het duidelijke resultaten.

De voordelen van bedrijfsregels

Bedrijfsregels kunnen heel eenvoudig zijn en toch sterke zakelijke waarde leveren. De technische drempel is ook zeer laag, omdat regels worden uitgedrukt in natuurlijke taal. Geen diagrammen, codering of numerieke codes zijn nodig. Met slechts een paar woorden leg je precies vast wat je wilt dat het bedrijf doet.

Door bedrijfsregels op de voorgrond te plaatsen, kun je je richten op de regels zonder je noodzakelijkerwijs zorgen te maken over de processen zelf. Vervolgens gebruik je gewoon softwaretools die ervoor zorgen dat de juiste regels worden toegepast op jouw bedrijfsprocessen wanneer dat nodig is.

Dit is een groot voordeel voor een organisatie die flexibel wil blijven. Het maakt snelle innovatie mogelijk die nog steeds voldoet aan eenvoudige regels die zeer draagbaar zijn naar verschillende scenario’s en nieuwe processen.

Compact en draagbaar

Bedrijfsregels zijn inherent compact, draagbaar en zelfstandig. Dit stelt bedrijven in staat om regels te creëren en te evalueren op hun eigen merites, zonder afgeleid te worden door hoe het past bij huidige processen. Dit maakt het gemakkelijker om regels te valideren en te innoveren met nieuwe processen.

Het centraal stellen van het zakelijke perspectief bij softwareontwikkeling

Nog een voordeel is dat bedrijfsregels van nature het zakelijke perspectief centraal stellen in de bedrijfsactiviteit.

Bedrijfsgebruikers zelf kunnen eenvoudige uitdrukkingen maken die bepalen hoe het bedrijf zou moeten werken op basis van criteria die zij definiëren. Regels zijn ook ongelooflijk flexibel in hoe ze worden gebruikt – ze kunnen een heel scala aan verschillende situaties, voorwaarden en criteria bestrijken, noodzakelijke taken, optionele of alternatieve taken beschrijven, of specifieke procesreeksen beschrijven.

Duidelijke terminologie

Ze stellen je ook in staat om in duidelijke bewoordingen te definiëren wat je bedrijfsterminologie betekent. Bijvoorbeeld, specificeren wat je bedoelt met een ‘klant’ of ‘persoonlijk accountcontact’. Dit maakt het voor iedereen in de organisatie gemakkelijk om te begrijpen wat er wordt bedoeld met een regel en hoe deze kan worden toegepast.

Hoe regels organisaties helpen om hun bedrijf te modelleren

Bedrijfsregels zijn beknopt, dus je hebt veel minder tekst om mee om te gaan. In plaats van een documentenbibliotheek kan je bedrijf gemodelleerd en vastgelegd worden binnen een enkele database. En dit is essentieel.

Door een eenvoudige database te gebruiken, consolideer je alle informatie over je processen en bedrijfsregels op één plek en maak je ze toegankelijk voor software om regels toe te passen wanneer dat nodig is. En in tegenstelling tot de benadering die alleen gericht is op processen, hoef je de bedrijfsregel slechts één keer vast te leggen. Met één bron van waarheid is het voor alle onderdelen van het bedrijf gemakkelijker om consistent te werken met dezelfde bedrijfsregels in alle processen.

Nu veel bedrijven bezig zijn met een digitale transformatie, heeft softwareontwikkeling natuurlijk een leidende rol. In dit scenario biedt het gebruik van bedrijfsregels ook duidelijke voordelen. Je kunt niet alleen het bedrijf modelleren, maar ook een duidelijk startpunt creëren voor softwareontwikkeling. Regels kunnen bepalen welke ondersteuning het bedrijf nodig heeft van software, en helpen bij het creëren van stabielere software aan het einde van elke ontwikkelingscyclus.

Het ontwikkelen van software gebaseerd op bedrijfsregels

Wanneer software wordt gebouwd op basis van bedrijfsregels, is het gemakkelijker te onderhouden, aan te passen en de functionaliteit uit te breiden. Als een regel verandert, is het eenvoudig om de software bij te werken zonder andere functionaliteit te beïnvloeden, waardoor het gemakkelijker en sneller wordt om jouw software gedurende de hele levenscyclus van de oplossing te onderhouden.

Jouw bedrijfsregels kunnen een rol spelen in vele verschillende beslissingsbomen en processen. Als enige bron van waarheid kunnen ze voortdurend de integriteit van jouw informatie waarborgen en alleen informatie of processen gebruiken als ze voldoen aan de regels. Dit maakt jouw bedrijfsregels als een beschermende laag die te allen tijde de kwaliteit van jouw gegevens garandeert. Dit is essentieel voor bedrijfssoftware, waar betrouwbaarheid van gegevens van cruciaal belang is.

Een effect van digitale transformatie is de opkomst van de ‘act now’-economie, wat weerspiegelt dat organisaties steeds sneller moeten reageren op uitdagingen en kansen. Dit begint druk uit te oefenen op kernsystemen en processen, die vaak vergrendeld zitten in rigide en soms zelfs verouderde systemen en ‘ontoegankelijke’ operationele gegevens. Organisaties zijn natuurlijk terughoudend om te experimenteren met deze systemen, maar moeten dit wel doen of overwegen flexibele en intelligente uitbreidingen om snel te reageren, te innoveren en concurrerend te blijven.

Als gevolg hiervan is er een sterke interesse in low-code platforms als een manier om het ontwikkelingsproces te versnellen en de productiviteit en innovatie te stimuleren. Maar al te vaak zijn mensen alleen geïnteresseerd in low-code omdat het de initiële ontwikkeling sneller maakt. Een veel opwindender aspect van low-code is dat het een oplossing mogelijk maakt die later meer aanpasbaar is. Bedrijfsregels helpen bij het ondersteunen van deze aanpasbaarheid.

Bedrijfsregels: de sleutel tot het ontsluiten van uw potentieel

Zoals we hebben gezien, wordt van bedrijven verwacht dat ze snel reageren op veranderende marktomstandigheden. Digitale transformatie helpt hierbij door het modelleren van het bedrijf en het gebruik van software om meer aanpasbaar en efficiënt te worden. Het vastleggen van de bedrijfsprocessen is echter niet genoeg; ook bedrijfsregels zijn nodig om het volledige potentieel van digitale transformatie te ontsluiten.

Bedrijfsregels worden steeds crucialer om meer automatisering mogelijk te maken en te profiteren van de voordelen van low-code toepassingen in het bedrijfsleven. Er valt veel te winnen door bedrijfsregels te gebruiken voor het begrijpen van het bedrijf. Het maakt het gemakkelijker om systemen, interfaces, logica en gegevens op te bouwen, aan te passen en te onderhouden op een manier die volledig is afgestemd.

En het is ook gemakkelijk om te beginnen met het gebruik van bedrijfsregels, omdat bedrijfsregels geen speciale codering of technische expertise vereisen. Je kunt gewoon klein beginnen en samenwerken met de processen en systemen die mensen al gebruiken, en softwaretools gebruiken die je regels laten werken wanneer dat nodig is. Deze tools zorgen ervoor dat je softwareoplossingen altijd gebaseerd zijn op gevalideerde bedrijfsregels en een nauwkeurige weergave blijven van je ideale bedrijfsproces.